發布時間：2021-12-14
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冷報德
近幾年來，中國注冊稅務師協會（以下簡稱“中稅協”）推出了一系列稅務師事務所從事涉稅業務規范指引，并于2020 年 12 月印發了《關于推進新時代稅務師行業高質量發展的指導意見》（中稅協發〔2020〕79號），提出統籌推進行業“六化”建設，對促進稅務師行業高質量發展起到了積極的作用。在實際工作中，稅務師行業還有一些不太規范之處，規范化建設還有待于進一步提升，如涉稅業務檔案宗卷，既有名稱不太規范，也有內容不太規范的問題，在一定程度上影響了行業規范化發展。
一、名稱規范
據調查了解，在實際工作中，一些稅務師事務所甚至包括大型集團事務所涉稅業務完成后整理應當保存的各種材料（資料）記錄，習慣叫 “工作底稿”，而不稱“檔案宗卷”，這是一種既不規范、又缺乏法律性的稱呼。
（一）檔案宗卷是具有法律意義的稱呼。全國人大常委會十三屆十九次會議于2020年6月新修訂的《檔案法》明確：“檔案是指過去和現在的機關、團體、企業事業單位和其他組織以及個人從事經濟、政治、文化、社會、生態文明、軍事、外事、科技等方面活動直接形成的對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄”。國家檔案局頒布的檔案行業標準《檔案工作基本術語》明確：“檔案是國家機構、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄。” 上述兩種表述，外延雖有不同，內涵基本上是一致的。《檔案法》所稱的檔案，從法律上明確了國家管理檔案的范圍。檔案是一個單位或個人歷史的真實、全面的反映，是一個單位或個人維護自身權益的重要工具，是一個單位規范管理的基礎，是積累和傳播知識重要載體。檔案的作用簡而言之有兩個方面：一是憑證作用；二是參考作用。
（二）檔案宗卷是規范化的稱呼。將涉稅業務應當整理立卷、保存歸檔的全部材料（資料）記錄，稱為“工作底稿”，是稅務代理、咨詢工作有史以來的習慣的、不規范的稱呼。中稅協近幾年出臺的一些涉稅業務規范指引中，明確要求從事涉稅業務應當建立檔案管理制度。一項涉稅業務完成后，稅務師事務所及其涉稅服務人員應當按照檔案管理規定對簽訂的業務委托協議、工作底稿、業務成果等有關材料（資料）進行整理、歸類、裝訂、立卷、保存歸檔、按期保管，并保證業務檔案的真實、完整。由此可見，涉稅業務檔案宗卷管理是規范化建設的重要部分。
（三）工作底稿是檔案宗卷的構成部分。工作底稿是稅務師事務所涉稅服務人員從事涉稅業務工作過程中形成的原始記錄，即在工作全部過程中編寫和取得的各種資料的總稱。工作底稿是涉稅服務人員在工作中形成和出具報告的重要依據，是證明涉稅服務人員按照要求完成業務工作程序、履行工作職責的證據；是構成業務檔案宗卷的一部分。筆者曾擔任省國稅局政策法規處處長10年的體會，工作底稿不等同于檔案宗卷。以稅收執法檢查為例，根據《稅務執法檢查規則》，執法檢查人員在檢查過程中應制作工作底稿，如發現違規、違法問題的，應寫明行為的內容、時間、情節、證據的名稱和出處等，并與被檢查單位或有關人員核對事實，由被檢查單位負責人及有關人員簽字認可。它是稅收執法檢查行為的過程和程序的重要記錄，是稅務機關分清責任、進行申辯的重要證據。稅收執法檢查完成后，將全部資料和工作底稿整理形成執法檢查檔案宗卷。
二、內容規范
涉稅業務檔案宗卷主要包括哪些內容，一些單項涉稅業務規范指引雖然有所明確，但較為分散、不夠完善。應當出臺統一的檔案宗卷規范指引，主要包括以下內容。
（一）材料（資料）齊全。檔案宗卷應當包括從事涉稅業務過程中形成的全部有關材料（資料），并按關聯順序排列。檔案宗卷一般按照以下順序排列：（1）業務委托協議或約定書；（2）業務計劃；（3）工作底稿、業務記錄，計稅資料匯總、計算、審核、復核資料，與客戶交流意見表，以及各種涉稅文書制作等；（4）業務成果，出具報告、報告復核簽發單及委托人對業務成果的接收函；（5）委托人的基本情況資料及有關證據資料、委托人對原始材料的真實性、合法性、可靠性和完整性進行保證的聲明書（承諾書）；（6）其他相關補充資料，等。其中，工作底稿應當清楚反映：服務項目名稱和業務的性質；委托人和委托人指向第三人名稱；項目所屬期間或截止日；業務計劃的執行；實施的工作程序和工作過程；工作底稿編制人和復核人的簽署姓名和日期，等。
（二）事實清楚、證據充分。從事涉稅業務應當摸清委托人的基本情況資料，收集有關證據資料，做到事實清楚，證據充分。必要時應請委托人出具對原始材料的合法性、真實性、可靠性和完整性進行保證的聲明書或承諾書。不得在事實不清、證據不明的情況下作出結論、出具報告（意見），更不得為了迎合委托人的不當要求，捏造事實、捏造證據，出具不符合實際、不符合政策、甚至虛假的報告（意見）。
（三）適用法律準確。從事涉稅業務一般涉及根據事實、證據適用法律、法規和規章以及規范性文件，尤其是稅收法律、法規和規章以及規范性文件（以下統稱“稅法”）、甚至稅務機關印發的非規范性的“紅頭”文件的問題。目前法律和稅法較多、復雜，應當做到適用法律尤其是稅法準確，包括實體法（如企業所得稅法）和程序法（如稅收征收管理法）適用準確無誤，并注意按照“上位法優于下位法”、“新法優于舊法”和“特別法優于普通法”的原則處理，以免適用法律或稅法有誤，引發后患，并承擔法律責任。
（四）業務成果明顯。從事涉稅業務應當形成良好的業務成果，業務成果包括出具涉稅報告、建議意見等。涉稅業務完成時，應當遵循法律和稅法等規定，以及中稅協出臺的《稅務師行業涉稅專業服務程序指引》的規定，撰寫業務報告。委托協議沒有約定是否出具業務報告的，可以根據委托目的、服務需要等決定是否出具報告。
（五）程序到位、手續完備。在實際工作中，有的稅務師事務所從事涉稅業務的程序不太到位，手續不夠完備，導致檔案宗卷不太規范，有所缺失。如有的三級復核執行不到位，有的缺少簽字蓋章等。中稅協出臺的《稅務師行業涉稅專業服務程序指引》和相關業務規范指引，明確了涉稅業務服務程序及相關手續。從事涉稅業務時，應當履行規定的程序，完善必要的手續。如涉稅業務必須履行三級質量復核程序，一級復核由項目經理實施，二級復核由項目負責人實施，三級復核由稅務師事務所業務負責人實施；對于小微企業的涉稅業務，也應執行至少二級的質量復核程序；需要簽字蓋章的材料（資料），相關人員必須簽字蓋章，以示負責，等。
三、文字規范
從事涉稅業務過程中，需要撰寫一些文字材料，如委托協議、業務計劃和業務報告等。撰寫文字材料時，應把握以下基本要求。
（一）體現政策性。從事涉稅業務，涉及法律和政策性強。在文字寫作過程中，不僅應理解、掌握相關的法律和政策，尤其是熟悉稅收政策，而且應將法律和政策貫穿于文字材料中，體現政策性。切忌違反現行政策規定，篡改和歧解政策，損害國家利益和委托人利益。
（二）力求準確性。在文字寫作過程中，應對文字材料中所含的信息內容作如實、恰當地表述，準確地表述有關事實和數據，選用的事例和素材必須是真實的，選用的各種數據必須是準確的，均經過檢查、復核；對事物的性質、范圍、程度、時間等都要據實、準確地表述。切忌文不符實，隨意夸大或縮小，讓他人產生歧解，甚至任意歪曲或捏造。
（三）講究邏輯性。涉稅業務文字材料大部分屬于應用文體，應用文體有一定的格式。應遵守文體規范，選用平實、得體語言，符合文體格式；遵守語法規范，準確地遣詞造句，層次分明，段落有致；遵守邏輯規范，做到事理合乎邏輯，語言表達恰當。切忌文不對題，語法不通，邏輯混亂。
（四）注意可行性。在文字寫作過程中，應如實反映委托人的實際情況，從實際出發，根據現行法律和政策提出可行性的報告或建議。切忌主觀臆斷，閉門造車，隨意拋出脫離實際、無法實施的報告或建議。
（作者單位：江西省注冊稅務師協會）